Erweitertes Setup und Anpassung von Xtramail an Ihre Bedürfnisse

Einleitung

Xtramail wird vorkonfiguriert und einsatzbereit geliefert und benötigt kein Setup. Sie haben jedoch die Möglichkeit, Xtramail an Ihre Bedürfnisse anzupassen.

Die Einrichtung ist ein einfacher Prozess, der in wenigen Schritten abgeschlossen ist. In diesem Artikel führen wir Sie durch die Einrichtung Ihres XTRAMAIL-Kontos, damit Sie es optimal für die Kommunikation mit Ihren Kollegen, Freunden und Ihrer Familie nutzen können.

Bei Xtramail anmelden

Bevor Sie mit der Konfiguration von XTRAMAIL beginnen können, müssen Sie sich bei Xtramail anmelden.
Rufen Sie dazu die XTRAMAIL-Anmeldeseite auf. Geben Sie Ihre E-Mail-Adresse und Ihr Passwort ein.

Konfiguration von Xtramail auf meine Bedürfnisse

Sobald Sie sich bei XTRAMAIL angemeldet haben, können Sie Ihre Kontoeinstellungen an Ihre Bedürfnisse anpassen. Dazu gehört zum Beispiel das Einstellen der Sprache, des Zeitformats oder des Designs. Sie können aber auch Ihre E-Mail-Signatur einrichten, automatische Antworten erstellen, Ihren Spam- und Junk-Mail-Filter konfigurieren und vieles mehr.

Um zu beginnen, klicken Sie im Dashboard auf Einstellungen im linken Menü.

xtramail setup und einstellungen
Klicken Sie auf Einstellungen

Im Folgenden werden die Möglichkeiten von oben nach unten erläutert.

Allgemeines

Sprache: Wählen Sie die gewünschte Sprache für Ihre Benutzeroberfläche. Es stehen Ihnen ca. 100 Sprachen zur Verfügung. Nach dem Speichern ändert Xtramail die Benutzeroberfläche direkt in die gewählte Sprache.

Abwesenheitsstatus: Legen Sie fest, nach welcher Zeit Ihr Online-Status auf Abwesend umgeschaltet werden soll.

Landingpage: Mit dieser Einstellung wird festgelegt, auf welche Seite/Modul Sie nach dem Login weitergeleitet werden.

Datumsformat: Festlegen des Formats für das Datum.

Header-Stil: Mit dieser Einstellung können Sie das Design von Xtramail ändern. Nach dem Speichern ändert sich das Design in das von Ihnen gewählte Design.

Tag- & Nachtmodus: Festlegen, ob der Modus “Dunkel” für die Nacht und der Modus “Hell” für den Tag verwendet werden soll. In der Abbildung oben ist z.B. der dunkle Modus aktiv. Die Umschaltung auf Nacht erfolgt um 17.00 Uhr und auf Tag um 07.00 Uhr.

Xtramail Einstellungen Allgemeines
Xtramail Einstellungen Allgemeines

Profil

Klicken Sie auf die Schaltfläche “Profil” und geben Sie Ihre persönlichen Daten ein, z. B. Ihren Namen, Ihr Geburtsdatum, den Namen Ihres Unternehmens und Ihren Titel oder Ihre Position. Sie können auch Ihre Telefonnummer, E-Mail-Adresse, Ihr Foto, Ihren Spitznamen und die URL Ihrer Website hinzufügen.
Ihr Profil ist Ihre persönliche Visitenkarte und wir werden nicht weiter darauf eingehen, da es sich von selbst erklärt.

Xtramail Setup Profil - Ihre perönliche Visitenkarte
Xtramail Setup Profil – Ihre perönliche Visitenkarte

APPs

Eine weitere großartige und exklusive Funktion von XTRAMAIL ist, dass Sie zwischen verschiedenen Optionen für Ihre Anwendungen wählen können. So können Sie z.B. zwischen XTRAMAIL und Horde für Ihre Kontakte oder die Roundcube APP für Ihren Kalender wählen.

Klicken Sie dazu auf den Button “Apps”, wählen Sie auf der rechten Seite die gewünschte Option aus und speichern Sie Ihre Änderungen mit einem Klick auf den Button “Speichern” in der rechten oberen Ecke des Bildschirms.

Xtramail APPs - Wählen Sie de gewünschte Anwendung
Xtramail Setup APPs – Wählen Sie de gewünschte Anwendung

Erweitertes e-Mail Setup

Nachdem Sie Ihre Kontoeinstellungen konfiguriert haben, können Sie Ihren XTRAMAIL-Posteingang individuell einrichten. Dazu gehört das Anlegen oder Sortieren neuer Ordner. Organisieren Sie Ihre E-Mails, legen Sie Regeln für die automatische Sortierung eingehender E-Mails fest und erstellen Sie Filter, um unerwünschte E-Mails zu blockieren.

Ordner

Sortiermethode für E-Mail-Ordner: In diesem Bereich können Sie festlegen, wie Ihre Ordner angeordnet werden sollen. Wenn Sie eigene Ordner hinzufügen und diese in der von Ihnen gewünschten Reihenfolge anordnen möchten, wählen Sie zum Beispiel “Benutzerdefiniert”.

Toggle Folder Sort: Wenn Sie Ihre Ordner sortieren möchten, müssen Sie zuerst auf “Toggle Folder Sort” klicken, um die Funktion einzuschalten.

Sortieren der Ordner oder Hinzufügen neuer Ordner: Um die Reihenfolge der Ordner zu ändern, fahren Sie mit der Maus auf das blaue Quadrat des entsprechenden Ordners und ziehen Sie den Ordner an die gewünschte Position.

Sie können einen neuen Ordner erstellen, indem Sie auf das orange Plus rechts unten klicken. Ein neues Fenster öffnet sich. Füllen Sie die Konfigurationsoptionen wie Ordnername, Ordnerfarbe, Ordnersymbol usw. aus. Wenn Sie fertig sind, klicken Sie auf erstellen. Der neue Ordner wurde erstellt.

Ordner sortieren oder neue Ordner erstellen
Xtramail Setup Ordner – Ordner sortieren oder neue Ordner erstellen
Einstellungen

In diesem Bereich können Sie erweiterte Einstellungen für Ihre E-Mail vornehmen.
Legen Sie fest, wie Xtramail mit E-Mails beim Lesen, Schreiben, Verfolgen, Senden usw. umgehen soll.
Dieser Bereich ist für den allgemeinen Gebrauch optimal vorkonfiguriert. Sie sollten hier nur Änderungen vornehmen, wenn Sie diese wirklich benötigen.

Xtramail Setup Einstellungen
Xtramail Setup Einstellungen
Signatur

Erstellen Sie benutzerdefinierte Signaturen, die automatisch an Ihre E-Mails angehängt werden. E-Mail-Signaturen können Text, Bilder, Ihre elektronische Visitenkarte, ein Logo oder sogar Ihre handschriftliche Unterschrift enthalten. Geben Sie Ihrer E-Mail eine persönliche Note, indem Sie eine der 20 vordefinierten Signaturen verwenden und diese mit Ihren eigenen Daten ergänzen.

Schritt 1: Klicken Sie auf Signatur

Schritt 2: Setzen Sie bei Signatur aktivieren einen Haken

Schritt 3: Wählen Sie das gewünschte vordefinierte Template aus.

Schritt 4: Bearbeiten Sie nun das Template in dem Sie Ihre Daten einfügen.

Schritt 5: Speichern Sie Ihre Änderungen ab in dem Sie oben rechts auf der Seite auf Speichern klicken.

Wählen Sie eine aus 20 vordefinierten Signaturen
Xtramail Setup Signatur – Wählen Sie eine aus 20 vordefinierten Signaturen
Autoresponder

Termine absagen, Kunden informieren, Urlaubsübergaben schreiben: Wer in den Urlaub fährt, muss vorher noch einiges erledigen. Vergessen Sie dabei nicht die automatische Abwesenheitsnotiz, die Ihre Kontakte über Ihre Abwesenheit informiert. Vielleicht sind Sie ja gar nicht im Urlaub, sondern zum Beispiel wegen Krankheit oder Dienstreise nicht erreichbar.

Dank der Autoresponder-Funktion von Xtramail müssen Sie nicht jede E-Mail manuell erstellen und einzeln an all Ihre Empfänger verschicken. Das erspart Ihnen viele Stunden Arbeit. Einmal erstellt, versendet sich die Autoresponder-E-Mail wie von selbst. Immer wieder.

Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Autoresponder aktivieren. Es öffnet sich eine Maske, in der Sie den gewünschten Text und das Anfangs- und Enddatum eingeben können.
Wenn Sie fertig sind, klicken Sie auf Speichern. Ihre E-Mails werden nun automatisch beantwortet.

Erstellen Sie automatisierte Antworten
Xtramail Setup Autoresponder – Erstellen Sie automatisierte Antworten
Filter

Wer täglich viele E-Mails erhält, sollte einen E-Mail-Filter einrichten, um Ordnung im Posteingang zu schaffen. Die Filterfunktion hilft Ihnen, den Überblick zu behalten, damit wichtige Mails nicht unbeantwortet bleiben. Mit Hilfe von Regeln können Sie das Verschieben, Markieren und Beantworten von E-Mails automatisieren.

Die einfachste und am häufigsten zu erstellende Regel ist eine, die ein Element von einem bestimmten Absender oder mit bestimmten Wörtern in der Betreffzeile in einen anderen Ordner verschiebt.

Klicken Sie auf Filter und dann unten rechts auf das Plus “Filter Hinzufügen” und ein neues Fenster öffnet sich. Geben Sie Ihrem Filter einen eindeutigen Namen. Anschließend legen Sie fest, wann und unter welchen Bedingungen der Filter angewendet werden soll.

Als nächstes legen Sie die Bedingungen fest, indem Sie das Dropdown-Menü öffnen. Wählen Sie eine Bedingung aus. Wählen Sie dann, ob diese Bedingung enthalten oder nicht enthalten sein soll. In dem Feld daneben geben Sie das entsprechende Wort oder die entsprechenden Wörter ein.

Im nächsten Abschnitt “Aktionen” legen Sie fest, was mit der E-Mail geschehen soll. Wählen Sie aus den verfügbaren Optionen diejenige aus, die Ihren Wünschen entspricht. Speichern Sie danach oben rechts ab.

Xtramail Filter hinzufügen
Xtramail Filter hinzufügen
Import

Die E-Mail-Importfunktion, auch E-Mail-Migrationstool genannt, ist eines der Highlights von Xtramail.

Wenn Sie von einem anderen Webhoster zu ORC Webhosting wechseln, können Sie ohne großen Aufwand alle Ihre E-Mail-Konten und die darin enthaltenen E-Mails, Ordner und Kontakte mitnehmen.
Mit der Importfunktion von XTRAMAIL können Sie Kontakte und Nachrichten aus anderen E-Mail-Konten importieren. Bitte beachten Sie, dass der Import Ihrer Kontakte und Nachrichten je nach Größe Ihres Kontos und der Geschwindigkeit Ihrer Internetverbindung einige Zeit in Anspruch nehmen kann. Sobald der Importvorgang abgeschlossen ist, sind Ihre Kontakte und Nachrichten aus dem importierten Konto in Ihrem XTRAMAIL-Konto sehen.

Klicken Sie auf Importieren und dann auf Import hinzufügen. Füllen Sie nun die erforderlichen Felder mit den korrekten Daten aus und starten Sie den Import. Nach kurzer Zeit ist der Import abgeschlossen.

Eine detaillierte Anleitung für den eMail Import haben wir Ihnen hier zusammengestellt: Wie kann ich meine E-Mails zu ORC Webhosting übertragen?

e-Mail Migrations-Tool von Xtramail
e-Mail Migrations-Tool von Xtramail
Vorgefertigte Antworten

Sind Sie es leid, immer wieder die gleiche Frage zu beantworten? Vorgefertigte Antworten helfen Ihnen, schnell vordefinierte Antworten auf häufig gestellte Fragen, die Sie täglich per E-Mail erhalten, zu versenden. Sparen Sie Zeit und antworten Sie in Sekunden statt Minuten.

Gehen Sie zu “Vorgefertigte Antworten” und klicken Sie unten rechts auf das orangefarbene Pluszeichen “Hinzufügen einer neuen Vorgefertigten Antworten”.

Füllen Sie nun die entsprechenden Felder aus und speichern Sie. Wenn Sie das nächste Mal eine E-Mail beantworten, können Sie die soeben erstellte Antwort einfach aus einem Dropdown-Menü einfügen. Sie können beliebig viele Antworten erstellen. Die Anzahl ist unbegrenzt.

Xtramail Setup vorgefertigte Antworten
Xtramail Setup vorgefertigte Antworten

Xtramail Setup Logins

Sie können den Schutz Ihres E-Mail-Kontos erhöhen, indem Sie eine Wiederherstellungs-E-Mail-Adresse einrichten, Sicherheitsfragen hinzufügen und die zweistufige Autorisierung aktivieren.
Die zweistufige Autorisierung ist eine leistungsstarke Sicherheitsfunktion, die Ihrem XTRAMAIL-Konto zusätzlichen Schutz bietet. Sie schützt Ihr XTRAMAIL-Konto nicht nur vor Hacker-Angriffen, sondern ermöglicht es Ihnen auch, sich in Ihr XTRAMAIL-Konto anzumelden, wenn Sie Ihr Passwort vergessen haben. Wir empfehlen Ihnen die 2FA zu aktivieren!

Xtramail erhöhte Sicherheit eikonfigurieren
Xtramail erhöhte Sicherheit eikonfigurieren

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass das Setup oder die Einrichtung von XTRAMAIL ein einfacher Prozess ist, der in wenigen Schritten abgeschlossen werden kann. Mit XTRAMAIL verfügen Sie über eine exklusive, zuverlässige und einfach zu bedienende E-Mail-Plattform, die Ihnen hilft, mit Ihren Kollegen, Freunden und Ihrer Familie in Kontakt zu bleiben.

Hat Ihnen diese Anleitung geholfen?