Configuration avancée et adaptation d'Xtramail à vos besoins

Introduction

Xtramail est livré préconfiguré et prêt à l'emploi et ne nécessite aucune installation. Vous avez toutefois la possibilité d'adapter Xtramail à vos besoins.

La configuration est un processus simple qui s'effectue en quelques étapes. Dans cet article, nous vous guidons dans la configuration de votre compte XTRAMAIL afin que vous puissiez l'utiliser au mieux pour communiquer avec vos collègues, vos amis et votre famille.

S'inscrire à Xtramail

Avant de pouvoir commencer la configuration de XTRAMAIL, vous devez s'inscrire à Xtramail.
Pour ce faire, accédez à la page d'inscription XTRAMAIL. Saisissez votre adresse e-mail et votre mot de passe.

Configuration de Xtramail en fonction de mes besoins

Une fois que vous vous êtes inscrit sur XTRAMAIL, vous pouvez adapter les paramètres de votre compte à vos besoins. Cela comprend par exemple le réglage de la langue, du format de l'heure ou du design. Mais vous pouvez aussi configurer votre signature d'e-mail, créer des réponses automatiques, configurer votre filtre de spam et de courrier indésirable, et bien plus encore.

Pour commencer, cliquez dans le tableau de bord sur Réglages dans le menu de gauche.

Les possibilités sont expliquées ci-dessous de haut en bas.

Généralités

Langue : Choisissez la langue souhaitée pour votre interface utilisateur. Environ 100 langues sont à votre disposition. Après l'enregistrement, Xtramail modifie directement l'interface utilisateur dans la langue choisie.

Statut d'absence : Définissez le délai après lequel votre statut en ligne doit passer à Absent.

Page de renvoi : Ce paramètre détermine la page/le module vers lequel vous serez redirigé après vous être connecté.

Format de la date : Définir le format de la date.

Style d'en-tête : Ce paramètre vous permet de modifier le design de Xtramail. Après l'enregistrement, le design change pour celui que vous avez choisi.

Mode jour & nuit : Définir si le mode "sombre" doit être utilisé pour la nuit et le mode "clair" pour le jour. Dans l'illustration ci-dessus, le mode sombre est par exemple activé. Le passage à la nuit se fait à 17h00 et au jour à 07h00.

Profil

Cliquez sur le bouton "Profil" et saisissez vos données personnelles, par exemple votre nom, votre date de naissance, le nom de votre entreprise et votre titre ou fonction. Vous pouvez également ajouter votre numéro de téléphone, votre adresse e-mail, votre photo, votre surnom et l'URL de votre site web.
Votre profil est votre carte de visite personnelle et nous ne nous y attarderons pas, car il s'explique de lui-même.

APPs

Une autre grande et fonction exclusive de XTRAMAIL est que vous pouvez choisir entre différentes options pour vos applications. Vous pouvez par exemple choisir entre XTRAMAIL et Horde pour vos contacts ou l'APP Roundcube pour votre calendrier.

Pour ce faire, cliquez sur le bouton "Apps"Sélectionnez l'option souhaitée sur le côté droit et enregistrez vos modifications en cliquant sur le bouton "Enregistrer" dans le coin supérieur droit de l'écran.

Configuration avancée du courrier électronique

Après avoir configuré les paramètres de votre compte, vous pouvez personnaliser votre boîte de réception XTRAMAIL. Cela inclut la création ou le tri de nouveaux dossiers. Organisez vos e-mails, définissez des règles pour le tri automatique des e-mails entrants et créez des filtres pour bloquer les e-mails indésirables.

Dossier

Méthode de tri pour les dossiers de courrier électronique : Dans cette section, vous pouvez définir la manière dont vos dossiers doivent être organisés. Si vous souhaitez ajouter vos propres dossiers et les organiser dans l'ordre que vous souhaitez, choisissez par exemple "Personnalisé".

Toggle Folder Sort : Si vous souhaitez trier vos dossiers, vous devez d'abord cliquer sur "Toggle Folder Sort" pour activer la fonction.

Trier les dossiers ou en ajouter de nouveaux : Pour modifier l'ordre des dossiers, placez la souris sur le carré bleu du dossier correspondant et faites glisser le dossier à la position souhaitée.

Vous pouvez créer un créer un nouveau dossieren cliquant sur le bouton orange Plus en bas à droite cliquer sur le lien. Une nouvelle fenêtre s'ouvre. Remplissez les options de configuration telles que le nom du dossier, la couleur du dossier, l'icône du dossier, etc. Lorsque vous avez terminé, cliquez sur Créer. Le nouveau dossier est créé.

Réglages

Dans cette section, vous pouvez paramètres avancés pour votre e-mail de l'entreprise.
Définir comment Xtramail doit traiter les e-mails lors de la lecture, de l'écriture, du suivi, de l'envoi, etc.
Cette section est préconfigurée de manière optimale pour une utilisation générale. Vous ne devriez y apporter des modifications que si vous en avez vraiment besoin.

Signature

Créez des signatures personnalisées qui seront automatiquement jointes à vos e-mails. Les signatures d'e-mails peuvent contenir du texte, des images, votre carte de visite électronique, un logo ou même votre signature manuscrite. Ajoutez une touche personnelle à votre e-mail en utilisant l'une des 20 signatures prédéfinies et les compléter avec vos propres données.

Étape 1 : Cliquez sur Signature

Étape 2 : Mettez l'accent sur Activer la signature un crochet

Étape 3 : Sélectionnez le modèle prédéfini de.

Étape 4 : Modifiez maintenant le modèle dans lequel vous insérez vos données.

Étape 5 : Enregistrez vos modifications en cliquant en haut à droite de la page sur Enregistrer cliquer.

Autorépondeur

Annuler les rendez-vous, informer les clients, rédiger la remise des congés : Quand on part en vacances, il y a encore beaucoup de choses à faire avant. N'oubliez pas la note d'absence automatique qui informe vos contacts de votre absence. Peut-être n'êtes-vous pas en vacances, mais injoignable pour cause de maladie ou de déplacement professionnel, par exemple.

Grâce à la Fonction autorépondeur de Xtramail vous n'avez pas besoin de créer manuellement chaque e-mail et de l'envoyer individuellement à tous vos destinataires. Cela vous épargne de nombreuses heures de travail. Une fois créé, l'e-mail autorépondeur s'envoie tout seul. Encore et encore.

Cochez la case Activer les autorépondeurs. Un masque s'ouvre alors, dans lequel vous pouvez saisir le texte souhaité et le Date de début et de fin pour les enfants.
Lorsque vous avez terminé, cliquez sur Enregistrer. Vos e-mails recevront désormais une réponse automatique.

Filtre

Les personnes qui reçoivent beaucoup d'e-mails chaque jour devraient mettre en place un filtre d'e-mails afin de mettre de l'ordre dans leur boîte de réception. La fonction de filtrage vous aide à garder une vue d'ensemble afin que les e-mails importants ne restent pas sans réponse. À l'aide de règles, vous pouvez automatiser le déplacement, le marquage et la réponse aux e-mails.

La règle la plus simple et la plus courante est celle qui déplace un élément d'un expéditeur spécifique ou avec des mots spécifiques dans la ligne d'objet vers un autre dossier.

Cliquez sur Filtre puis sur le plus en bas à droite "Ajouter un filtre" et une nouvelle fenêtre s'ouvre. Donnez un nom à votre filtre un nom unique. Ensuite, vous définissez quand et sous quelles conditions le filtre doit être appliqué.

Ensuite, placez les Conditions fixesen ouvrant le menu déroulant. Sélectionnez une condition. Choisissez ensuite si cette condition inclus ou non inclus doit être. Dans le champ à côté, saisissez le ou les mots correspondants.

Dans la section suivante "Actions" déterminez ce qui doit être fait avec l'e-mail. Choisissez parmi les options disponibles celle qui correspond à vos souhaits. Enregistrez ensuite en haut à droite.

Importation

La fonction d'importation d'e-mails, également Outil de migration des e-mails est l'un des points forts d'Xtramail.

Si vous passez d'un autre hébergeur web à ORC Webhosting, vous pouvez emporter sans grand effort tous vos comptes e-mail et les e-mails, dossiers et contacts qu'ils contiennent.
La fonction d'importation de XTRAMAIL vous permet d'importer des contacts et des messages d'autres comptes de messagerie. Veuillez noter que l'importation de vos contacts et messages peut prendre un certain temps en fonction de la taille de votre compte et de la vitesse de votre connexion Internet. Une fois le processus d'importation terminé, vos contacts et messages du compte importé seront visibles dans votre compte XTRAMAIL.

Cliquez sur Importer puis sur Ajouter une importation. Remplissez maintenant les champs requis avec les données correctes et démarrez l'importation. L'importation est terminée après quelques instants.

Nous avons rédigé ici des instructions détaillées pour l'importation d'e-mails : Comment puis-je transférer mes e-mails vers ORC Hébergement Web ?

Réponses toutes faites

Vous en avez assez de répondre toujours à la même question ? Les réponses prédéfinies vous aident à envoyer rapidement des réponses prédéfinies aux questions fréquemment posées que vous recevez chaque jour par e-mail. Gagnez du temps et répondez en quelques secondes plutôt qu'en quelques minutes.

Aller à "Réponses toutes faites" et cliquez en bas à droite sur le signe plus orange "Ajouter une nouvelle réponse prédéfinie"..

Remplissez maintenant les champs correspondants et enregistrez. La prochaine fois que vous répondrez à un e-mail, vous pourrez simplement insérer la réponse que vous venez de créer à partir d'un menu déroulant. Vous pouvez créer autant de réponses que vous le souhaitez. Le nombre est illimité.

Logins d'installation Xtramail

Vous pouvez renforcer la protection de votre compte de messagerie en configurant une adresse électronique de récupération, en ajoutant des questions de sécurité et en activant l'autorisation en deux étapes.
L'autorisation en deux étapes est une fonction de sécurité puissante qui offre une protection supplémentaire à votre compte XTRAMAIL. Elle protège non seulement votre compte XTRAMAIL contre les attaques de pirates, mais vous permet également de vous connecter à votre compte XTRAMAIL si vous avez oublié votre mot de passe. Nous vous recommandons d'activer la 2FA !

En résumé, la configuration ou l'installation de XTRAMAIL est un processus simple qui peut être terminé en quelques étapes. Avec XTRAMAIL, vous disposez d'une plate-forme de messagerie exclusive, fiable et facile à utiliser, qui vous aide à rester en contact avec vos collègues, vos amis et votre famille.